Hoe begin ik met CleanControl?

Wanneer u zelf wilt proberen of CleanControl écht zo gemakkelijk werkt als wij beloven, dan is het proefaccount een goede oplossing. Misschien heeft u het proefaccount zelfs al aangemaakt. U zult snel merken dat CleanControl zijn belofte waarmaakt.

Of u nu uw keuringen op papier, of met een ander softwarepakket uitvoerde, starten met CleanControl is erg eenvoudig en u kunt dit op ieder moment doen. Bij CleanControl hoeft u geen ingewikkelde instellingen goed te zetten. Na ontvangst van uw gebruikersnaam en wachtwoord kunt u direct aan de slag. De instellingen kunt u namelijk ook later nog aanpassen waarbij u CleanControl helemaal aan uw wensen kunt aanpassen.

Vaak beschikt u al over een verzameling aan inventarisatie en keuringsgegevens die u graag wilt behouden en die u wellicht wilt gebruiken voor uw rapportage. Deze gegevens importeert u gemakkelijk, of neemt u snel over vanaf papier.

Voorbereiding

De eerste stap voor het in gebruik nemen van CleanControl is het aanmaken van opdrachtgevers, locaties en schoonmaakbedrijven. U kunt hier adresgegevens en contactpersonen invoeren.

Van een locatie voert u de ruimtestaat en eventueel het werkprogramma in en voegt u plattegronden en overige documenten toe. Het invoeren van deze gegevens is zo eenvoudig mogelijk gemaakt door ruimtestaten te kunnen inlezen vanuit een Excel document en werkprogramma's te kunnen kopiëren vanaf andere locaties. Ook is er een standaard werkprogramma in het systeem aanwezig die als uitgangspunt genomen kan worden.

Nu is CleanControl gereed om VSR-KMS inventarisaties of DKS controles uit te kunnen voeren.

VSR-KMS inventarisatie

Om de inventarisatie van een locatie in CleanControl te krijgen heeft u twee opties. U kunt een bestaande inventarisatie, die u op een eerder moment heeft uitgevoerd, eenvoudig in het systeem inlezen of invoeren. Of, indien er nog geen inventarisatie van de locatie uitgevoerd is, kunt u een inventarisatie direct met CleanControl uitvoeren

Kies hiervoor uit het hoofdmenu voor "VSR-KMS" en vervolgens "Nieuwe inventarisatie". U wordt vervolgens gevraagd om algemene informatie op te geven over de inventarisatie, een keuze te maken uit de te gebruiken inventarisatiemethodes en periodieke elementen te selecteren die u wilt inventariseren.

Nu kunt u op de locatie zelf de inventarisatie uitvoeren. De steekproef is namelijk door CleanControl getrokken (indien u voor een steekproef heeft gekozen). CleanControl loodst u langs de ruimten die geïnventariseerd dienen te worden en u voert direct de inventaris in. Aanvullende acties zoals het splitsen van ruimten of het aanpassen van de ruimtecategorie of ruimtenummer voert u met één druk op de knop uit.

Als alle benodigde ruimten geïnventariseerd zijn, drukt u op "Voltooi inventarisatie". De gegevens zijn direct in het systeem verwerkt.

VSR-KMS keuring

Nadat u een VSR-KMS inventarisatie in CleanControl heeft toegevoegd (een bestaande of een nieuwe) kunt u een keuring uitvoeren. Ga hiervoor in het hoofdmenu naar "VSR-KMS" en vervolgens "Nieuwe keuring".

U wordt gevraagd om algemene informatie over de keuring in te voeren en de keurmethode te kiezen (steekproef of 100%). Op basis van een periodieke planning kunt u aangeven welke periodieke handelingen meegenomen dienen te worden in de keuring.

Nu kunt u op de locatie zelf de keuring uitvoeren. Zaken als minimale steekproefgrootte, goedkeurgrens en MAF-waardes worden automatisch door CleanControl berekend en continu bijgehouden. Ruimte voor ruimte voert u de keuring uit, waarbij u per ruimte de geconstateerde verstoringen en eventuele opmerkingen invoert.

Als alle ruimten van de steekproef gekeurd zijn (en geen reserve ruimten noodzakelijk zijn) kunt u de keuring afronden door op "Voltooi keuring" te klikken. U krijgt dan de mogelijkheid om handtekeningen toe te voegen van uzelf en aanwezigen. De resultaten van de keuring zijn dan vastgelegd.

Ook de resultaten van een bestaande keuring die u reeds heeft uitgevoerd kunnen in CleanControl toegevoegd worden. Zo kunt u een volledig overzicht krijgen van de historische resultaten. Deze resultaten kunnen ook verwerkt worden in uw rapportage.

DKS keuring

In tegenstelling tot een VSR-KMS keuring hoeft u voor een DKS controle geen inventarisatie uitgevoerd te hebben. U hoeft zelfs geen ruimtestaat of werkprogramma in CleanControl toe te voegen. Wel is het zo dat CleanControl u met behulp van een ruimtestaat en/of werkprogramma beter kan helpen bij het uitvoeren van de controle.

Een nieuwe DKS controle maakt u aan door in het hoofdmenu naar "DKS" en vervolgens "Nieuwe controle" te gaan. U krijgt hier een scherm aangeboden waarin u algemene informatie over de controle kunt invoeren. Ook kunt u, indien aanwezig, aangeven of u gebruik wilt maken van een ingevoerde ruimtestaat of werkprogramma.

Op basis van uw keuze over het gebruik van een ruimtestaat kunt u kiezen wat voor soort steekproef u wilt trekken. Een vast aantal ruimten over de gehele locatie, een vast aantal ruimten per categorie of kiest u de ruimten liever zelf? Het kan allemaal.

Het uitvoeren van de DKS controle gaat eenvoudig. U voert per ruimte uw bevindingen in en het systeem houdt bij of u klaar bent met de steekproef. Wilt u halverwege een extra ruimte toevoegen om te controleren? Dat kan natuurlijk.

Als u klaar bent voltooit u de controle en worden de resultaten in centraal opgeslagen.

Rapportage

Na afloop van een VSR-KMS of DKS keuring wilt u waarschijnlijk de resultaten in een rapportage samenvatten. U kunt op ieder moment een rapportage genereren van een uitgevoerde keuring.

Ga hiervoor in het hoofdmenu naar "Rapportage" en vervolgens "Nieuwe rapportage". Hier kunt u het sjabloon kiezen dat u wilt gebruiken voor uw rapportage. Standaard zijn een aantal sjablonen beschikbaar, maar het is ook mogelijk om een rapportagesjabloon op maat te laten maken.

Op basis van het gekozen sjabloon kies u een uitgevoerde keuring, of een locatie of opdrachtgever met een bepaalde periode. U kunt nog aanvullende opmerkingen kwijt die in de rapportage terug komen.

Als u nu op "Opslaan en genereer" klikt zal de rapportage gegenereerd worden. Hiervoor worden de resultaten van de keuring(en) als uitgangspunt genomen. De rapportage wordt in CleanControl opgeslagen in zowel Word als PDF formaat.

U kunt nu de rapportage downloaden door op de link te klikken, maar u kunt er ook voor kiezen om de rapportage direct te versturen naar uw contactpersonen. CleanControl kiest de contactpersonen op basis van de locatie en opdrachtgever waarover de rapportage gemaakt wordt. Dit kunt u zelf nog aanpassen voordat de rapportage verstuurd wordt.

Eventueel kunt u het onderwerp, afzendadres en begeleidende brief naar eigen wens aanpassen door in het hoofdmenu naar "Beheer" te gaan en vervolgens "E-mail instellingen".

Gegevens bekijken

Alle ingevoerde gegevens en uitgevoerde keuringen kunnen direct in CleanControl bekeken worden. Als u inlogt komt u op het overzichtscherm waar u een overzicht ziet van uw opdrachtgevers en locaties inclusief laatst uitgevoerde keuringen.

Door op de opdrachtgever, locatie, inventarisatie of keuring te klikken ziet u meer informatie hierover. Bij inventarisaties en keuringen ziet u zelfs wat per ruimte is ingevoerd inclusief opmerkingen. Dit terwijl deze gegevens bij het uitvoeren op papier vaak verloren gaan.

Vindt u niet het antwoord op uw vraag? Neem contact met ons op.